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一、需要做些什么？
會(huì)議有各種類型,不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境,召開會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息,通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。
二、誰(shuí)來(lái)籌劃會(huì)議？
從秘書到公司總裁,每個(gè)人多多少少都可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃,只不過有人是專職從事這項(xiàng)工作,有的是兼任此職,此外還有其他職責(zé)。無(wú)論是專職還是兼職,最終結(jié)果,是使會(huì)議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
會(huì)議籌劃者的職責(zé)：
作為會(huì)議籌劃者,要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項(xiàng)工作能反映會(huì)議籌劃者這一角色的多面性。
# 善于與人共事
# 善于注意小節(jié)
# 善于解決問題
# 善于與人協(xié)商
# 能夠管理會(huì)議財(cái)務(wù)事宜
# 能夠安排恰倒好處的菜單
# 能妥善接待貴賓和外國(guó)客人
# 熟知各種禮儀
# 行事果斷、執(zhí)著
會(huì)議籌劃者的任務(wù)：
# 制定計(jì)劃,確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo)
# 制定會(huì)議議程
# 了解可供使用的場(chǎng)所和設(shè)施情況
# 選擇或提議合適的場(chǎng)所
# 檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施
# 安排交通事宜
# 協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)
# 制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作
# 確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排
# 視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施
# 與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（旅行社等）
# 同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系
三、在你籌劃一個(gè)會(huì)議時(shí),你最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果,如果你們的意見相符,你就可以做下一步的籌劃了：
# 預(yù)計(jì)召開會(huì)議的日期；
# 會(huì)議預(yù)計(jì)召開幾天；
# 打算在什么地方召開會(huì)議；
# 會(huì)議形式或程序是什么；
# 需要多大的場(chǎng)地；
# 將有多少人到會(huì)；
# 會(huì)議預(yù)算是多少；
# 打算選用什么級(jí)別的酒店和設(shè)施；
# 打算選用最高級(jí)的房間標(biāo)準(zhǔn)是什么；
# 誰(shuí)來(lái)制作會(huì)議邀請(qǐng)函；
# 會(huì)議需要向與會(huì)者打印相關(guān)資料嗎？
# 會(huì)議的發(fā)言人有哪些？
# 會(huì)議需要什么樣的視聽設(shè)備；
# 需要食品、飲料的酒會(huì)、招待會(huì)有幾次；
# 與會(huì)者可以攜帶家屬嗎？
# 打算為與會(huì)者安排一些特別活動(dòng)嗎？打算為與會(huì)者及其家屬安排一些特別活動(dòng)嗎？是否打算為與會(huì)者的家屬安排一些特別活動(dòng)嗎？
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