|
顧名思義，議程即是會議的程序表。議程所涵蓋的除了足以實現(xiàn)會議目的各種議案之外，尚包括與會者姓名、會議時間以及會議地點等項目。
主席在編排議程的時候，最好能遵守以下兩個原則：
(1)按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，這即是說越緊要的事項越應(yīng)排在議程的前端處理，越不緊要的事項則越應(yīng)排在議程的后端處理。這樣做的一個好處便是：就算在預(yù)定的會議時間內(nèi)無法將全部議案處理完畢，但起碼較緊要的議案已被處理過。那些較不緊要的議案，則可另擇時間處理，或是并入下次會議中再予處理。
(2)每一個議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時間并明白地標(biāo)示出來。假如能這樣做，則主席可讓某些人只參與與他們有關(guān)的某些特定議案的討論。這即是說，假如議程中明示幾點幾分到幾點幾分被分配于探討某一議案，則主席可以故意讓某些人遲到(即令某些人在涉及他們的議案被討論之前幾分鐘才進(jìn)入會場)，也可以故意讓某些人早退(即令某些人在涉及他們的議案被討論過之后離開會場)。這樣做，顯然可以節(jié)省與會者的時間。不過，會場的秩序?qū)⒉幻馐艿礁蓴_。因此，主席只能有限度地容許遲到或早退。
有些主管在主持會議時并不準(zhǔn)備議程，這是一種很壞的習(xí)慣。議程不僅能夠規(guī)范會議的內(nèi)容，而且也足以約束溝通的次序與溝通的節(jié)奏。一旦會議欠缺議程，則會議的內(nèi)容勢必不確定，溝通的次序勢必雜亂，溝通的節(jié)奏勢必太快或太慢。換句話說，欠缺議程的會議是注定不具實效的。為了改變這種不良的習(xí)慣，每一個機構(gòu)都應(yīng)考慮采取政策性聲明，嚴(yán)格要求擬妥議程之后才準(zhǔn)許開會。
為讓與會者對會議及早作準(zhǔn)備--包括心理準(zhǔn)備及實質(zhì)準(zhǔn)備--議程應(yīng)隨會議通知事先發(fā)給與會者。
雖然并非所有會議都需要正式的議程，但是與會者至少應(yīng)當(dāng)事前有所了解，以便做好準(zhǔn)備。議事日程是受到尊重還是被忽視，這與管理部門對它的利用程度是成正比的。
但書面的議程有另一個重要好處：會議領(lǐng)導(dǎo)者將集會的目標(biāo)寫成書面的議程，有助于會議目的的具體化。這樣，議程就能使會議按照既定軌道進(jìn)行，讓主持人能集中他的精力去處理參加會議人員彼此之間的相互影響。
擬定議程的責(zé)任通常落在會議領(lǐng)導(dǎo)人的肩上。但是，人們一般對他們參加創(chuàng)造的事情才愿意予以支持。提前參與能使那些參加會議的人依照擬定的議程把問題看得更清楚。下面是可能有助于鼓勵與會者參加的一些建議：
(1)對將要討論的問題要求及早思考。
①對問題的解決或處理，有哪些看起來是行得通的?
②哪些是顯而易見的危險?
③所要討論的問題其最后結(jié)果可能意味著什么?
(2)如果時間允許，把參加會議者的建議合并到暫定議程里，提前分發(fā)，以征求補充意見。
(3)提前向與會者簡明介紹會議的目的，并要求他們做一些具體工作，例如抽樣調(diào)查員工意見，匯集統(tǒng)計數(shù)字，或搜集背景資料。
會議常因野心過大的計劃而在一開始就注定失敗。下面是制定實際可行的目標(biāo)的一些建議：
(4)可能的話，把議程的話題限制在同一個主題范圍內(nèi)。這有助于從容進(jìn)行，同時使必須參加企業(yè)會議的人數(shù)減到最少。假如議程中有不同主題，可以分別安排為兩個小會進(jìn)行。
(5)假如這些主題之間沒有關(guān)系，要力求少安排一些話題。因為要使與會者從他很感興趣的問題轉(zhuǎn)到興趣不高的問題上，而又始終全神貫注，是很困難的。
(6)設(shè)法將議程話題限制為一個主要的討論項目，輔之以不需大量準(zhǔn)備的次要項目。
(7)不把某些特殊的(有勢力的)管理人員的心愛項目列入議程。
(8)提前分發(fā)每一項議程話題的附件，以節(jié)省開會時間。這樣就可以確定：每一項拿到會上討論的話題在會前都已向與會者簡明介紹。這是一種利用以前會議記錄實際可行的方法。
(9)在議程上要表明會議開多長時間。與會者知道會議不允許超過時間，就會更加積極。
(10)對那些非常有爭議的、極為復(fù)雜的或小組完全不熟悉的話題，要安排充分的時間。
(11)要記住注意力的持續(xù)時間是有限度的。對一位實業(yè)家來說，有效的會議一般持續(xù)一個小時，當(dāng)會議進(jìn)行了一個半小時，就接近效果遞減的臨界線了。
(12)假如會議必需開到兩小時以上，應(yīng)安排中間休息時間。
(13)假如可能，要留出會后交談和娛樂的時間。
|
